Управление объектами недвижимости

Эффективное управление собственными и арендованными объектами недвижимости, их эксплуатацией, а также учет прочих услуг

Общая информация

Решение «Управление объектами недвижимости» разработано на базе программной платформы компании ДИЦ «Турбо9.2». В основу решения была положена возможность ведения многомерного и многоуровневого аналитического учета программной платформы «Турбо9», с использованием неограниченного количества аналитических параметров (справочников), кастомизированных для учета объектов недвижимости.

Основными задачами решения «Управление объектами недвижимости» являются: организация эффективного управления собственными и арендованными объектами недвижимости, их эксплуатацией, а также учет прочих услуг. Для реализации данных задач в системе реализовано:

  • Единая справочная система объектов недвижимости и договоров
  • Бюджетирование и планирование
  • Система автоматического информирования (контроля исполнительской дисциплины)
  • Система документооборота

Единая справочная система

Единая справочная система

Справочник «Объекты недвижимости»

Картотека справочника «Объекты недвижимости»

Картотека справочника «Объекты недвижимости»

Иерархический справочник объектов недвижимости позволяет пользователю самостоятельно настроить любую вложенность иерархических групп объектов недвижимости под структуру предприятия. Картотеки программной платформы Турбо9 позволяют накладывать пользователю самостоятельно сложные фильтры по произвольному набору полей для быстрого поиска необходимых объектов. Интерфейс системы настраивается под права пользователей.

Карточка «Объект недвижимости»

Карточка «Объект недвижимости»

Карточка «Объект недвижимости» представлена формой с настраиваемым набором вкладок под специфику предприятия и в соответствии с ролью пользователя. Карточка «Объект недвижимости» отражает полную информацию по объекту недвижимости, содержащую информацию по договорам с учетными операциями по нему и по характеристикам объекта недвижимости. Набор характеристик объектов недвижимости может быть произвольным. Как по любому набору характеристик объекта недвижимости, так и по любому набору справочников системы пользователь может самостоятельно настроить отчеты с помощью генератора отчетов Турбо9.

Картотека «Объекты недвижимости» используется для хранения данных по объектам недвижимости, находящимся в собственности, и по арендуемым объектам недвижимости. Карточка «Объекта недвижимости» содержит информацию по объекту: адрес, общая площадь, а так же информацию о праве пользования объектом (собственность, аренда), этажность и тип помещения, тип использования, сведения о государственной регистрации и перепланировке, информацию обо всех договорах и прочих документах, относящихся к данному объекту и о плановых и фактических показателях бюджета, относящихся к данному объекту. Карточка «Объекта недвижимости», содержит следующие области:

1. Основная область

Содержит данные об информации по объекту: адрес, общая площадь, а так же информацию о праве пользования объектом (собственность, аренда). После привязки карточки «Основное средство» к карточке «Объект недвижимости» автоматически устанавливается значения в полях «Балансовая стоимость» и «Восстановительная стоимость» объекта.

2. Вкладка «Договоры»

Вкладка «Договоры»

Содержит информацию обо всех договорах, относящихся к данному объекту. Информация по договорам разделена на вложенные вкладки согласно типу договора (аренды, предоставление услуг связи, предоставление коммунальных и эксплуатационных услуг, парковки, наружной рекламы, охраны и прочие). Находясь на вкладке «Договоры» пользователь имеет возможность просматривать и редактировать карточку «Договора».

3. Вкладка «Бюджет»

Вкладка «Бюджет»

Содержит информацию о плановых и фактических показателях исполнения бюджета, относящихся к данному объекту. Система позволяет осуществлять планирование бюджета в разрезе объектов недвижимости, договоров, статей доходов/расходов, центров возникновения затрат/доходов, филиалов и прочей аналитики. Планирование производится с учетом прогнозируемого изменения арендной ставки помесячно на заданный период составления бюджета.

Подтверждение бюджета по объекту

Процедура составления бюджета реализована, с помощью ежемесячного автоматического формирования документов начисления по каждому объекту недвижимости, содержащих требуемую аналитику и предусматривающих возможность ручной корректировки данных. На основании документов ежемесячного начисления формируется бюджет на заданный период планирования с возможностью формирования платежных документов. С помощью генератора отчетов программной платформы Турбо9 возможно составление требуемой отчетности по план-фактному анализу бюджета.

4. Вкладка «Государственная регистрация»

Вкладка «Государственная регистрация»

Содержит данные о реквизитах государственной регистрации права собственности. В подтаблице «Скан» предусмотрена возможность хранения скан. копий документов, к примеру, документов БТИ, ситуационного плана и др.

5. Вкладка «Землепользование»

Вкладка «Землепользование»

Содержит информацию об оформлении права пользования земельным участком, на котором расположен объект недвижимости. Это может быть информация о действующем договоре аренды земельного участка, либо информация о свидетельстве государственной регистрации права собственности.

Вкладка «Землепользование»

Вкладка состоит из двух фреймов , видимость которых зависит от права собственности на землю. При аренде земельного участка необходимо установить флаг «Аренда земли», при этом открывается доступ к фрейму со списком договоров аренды земельного участка по объекту, иначе отображаются данные о свидетельстве государственной регистрации права собственности.

6. Вкладка «Перепланировка»

Вкладка «Перепланировка»

Содержит информацию о наличии документов, подтверждающих перепланировку объекта недвижимости. В данной вкладке также представлена информация о ходе согласования перепланировки и электронные копии документов.

Хранение электронных копий документов

Хранение электронных копий документов

В решении «Управление объектами недвижимости» реализовано хранение электронных копий документов непосредственно в базе данных в любых форматах, к примеру .pdf, .jpg, .doc. Для поиска необходимого документа реализован, настраиваемый справочник типов хранимых документов с возможностью использования ЭЦП. Хранение документов возможно как рабочей базе данных, так и во внешней базе данных.

Справочник «Договоры»

Картотека справочника «Договоры»

Картотека справочника «Договоры»

Справочник договоров представлен иерархической картотекой, которая отражает договоры в виде папок, а доп.соглашения/приложения - в виде вложенных в них записей. Возможна произвольная настройка иерархии справочника договоров. Поиск, фильтрация, навигация по картотеке осуществляется аналогично справочнику «Объекты недвижимости».

Карточка «Договор»

Карточка «Договор»

В программе реализован учет договоров по аренде/субаренде (Сдано/Взято), землепользованию, коммунальным услугам, услугам связи, эксплуатационным услугам, услугам парковки, наружной рекламы, охраны и д.р.

Учет дополнительных соглашений»

Помимо договоров в системе учитываются дополнительные соглашения и приложения к договорам. Для ввода информации по договору используется карточка «Договор», в которой указывается полная информация соответствующая типу договора: номер и дата договора, сроки действия договора, объект недвижимости, дата начала расчетного периода и срок первой оплаты по договору, сумма за расчетный период, валюта, тип курса, ставка НДС, действующая ставка за кв.м. в год, контрагент, группа расходов, данные о государственной регистрации договора и пр.

Также в карточке договора реализована возможность формирования графика начисления и просмотра бухгалтерских документов (счетов, актов, счетов фактур) по договору с возможностью осуществлять обмен данными с бухгалтерскими системами.

Шаблоны типов договоров

Шаблоны типов договоров

В системе реализована настройка типов договоров, позволяющая определить набор необходимых полей/атрибутов значимых для выбранного типа договора. Карточка договора изменяется в зависимости от типа выбранного шаблона договора. Под каждый тип договора имеется возможность прикрепить шаблон в формате MS Word для формирования проекта договора.

Система автоматического информирования

Система автоматического информирования

В Системе предусмотрено автоматическое информирование пользователей с привязкой к ключевым датам различных типов договоров или событиям.

Для хранения сообщений в системе разработана картотека «Сообщения». Интерфейс системы автоматического оповещения представлен на отдельной панели сообщений. Панель автоматически открывается при входе пользователя в систему «Управление объектами недвижимости» и периодически обновляется. Кроме того, существует возможность просмотра, добавления и удаления сообщений. Условно, сообщения делятся на две группы – системные и пользовательские.

Системные сообщения

Системные сообщения создаются автоматически в результате определенных действий пользователя или наступления определенных условий (например, наступление даты оповещения арендатора о пролонгации договора, окончание срока действия договора или смена статуса предварительного договора на основной). В карточке системного сообщения представлена полная информация о сообщении и документах, инициирующих создание сообщения (договор, дополнительное соглашение к договору, объект, отделение).

Пользовательские сообщения

Пользовательские сообщения выполняют функцию информирования других пользователей или групп пользователей. Периоды обновления, архивирования или удаления сообщений настраиваются пользователем.

Наши решения