В условиях конкурентной борьбы за клиента любой банк должен анализировать свои бизнес-процессы, стремиться их упростить, снизить их стоимость и гибко управлять ими.
ЗАО «Райффайзенбанк» является дочерней структурой Райффайзен Банк Интернациональ АГ. ЗАО «Райффайзенбанк» занимает 12-е место по размеру активов по результатам 1-го полугодия 2014 года («Интерфакс-ЦЭА»). Согласно данным «Интерфакс-ЦЭА» ЗАО «Райффайзенбанк» находится на 6-м месте в России по объему средств частных лиц и 10-м месте по объему кредитов для частных лиц по результатам 1-го полугодия 2014 года.
Финансовой Дирекцией ЗАО "Райффайзенбанк" было принято решение о централизации функции бухгалтерского учета, в т.ч. процессов оплаты входящих счетов Банка и расчетов по авансовым отчетам. Для реализации поставленной задачи отделом Lean-трансформации был проведен анализ существующих процессов банка по обработке входящих счетов по хозяйственной деятельности. Результатом анализа стал ряд оптимизационных мер и to-be процесс оплаты входящих счетов на базе ЭДО. Для реализации разработанного to-be процесса оплаты входящих счетов Банка и расчетов по авансовым отчетам был инициирован IT проект по внедрению электронного документооборота.
«С самого начала проекта мы понимали, насколько важна и приоритетна его реализация для заказчика. Перед нами была поставлена интересная задача автоматизации электронного документооборота и интеграции его в существующую финансовую систему. Мы благодарны проектной команде ЗАО "Райффайзенбанк" за оперативную обратную связь, требовательность и поддержку проекта на всех его стадиях.»
- Юлия Дмитриева, руководитель проекта ПрофИтПроект
Выполнение проекта внедрения было поручено компании ПрофИтПроект, сотрудничество с которой продолжается с 2007 года. Банком были поставлены следующие задачи для решения посредством внедрения системы электронного документооборота:
- Стандартизация процессов обработки входящих документов по работе с контрагентами
- Снижение стоимости процесса документооборота
- Сокращение времени прохождения процесса документооборота
- Создание инструмента для расчета времени, проходящего от получения документа банком до его оплаты и выявления узких мест в процессе
- Снижение операционных рисков в связи с несвоевременной оплатой счетов контрагентов
- Повышение прозрачности и контролируемости процесса
Пилотный этап проекта стартовал в 2013 году и был реализован за 7 месяцев. Решение по внедрению электронного документооборота позволили ЗАО "Райффайзенбанк" отказаться от согласования региональных счетов в бумажном виде, а также проводить контроль нахождения документа на любом этапе согласования.
За первые месяцы работы отмечено сокращение длительность процесса согласования оплаты счетов, уменьшение количества ошибок, высвобождение ресурсов, повышения уровня исполнительской дисциплины за счет внедрения механизмов контроля и улучшение других важных показателей. На данный момент рассматриваются варианты дальнейшего развития функциональности системы электронного документооборота.
«Внедрение системы электронного документооборота позволило заметно удешевить процесс обработки документов по хозяйственным операциям и одновременно сделать его прозрачным и быстрым.»
- Светлана Леонова, начальник отдела учета хозяйственных операций
Поделиться