Управление торговлей металлопрокатом

Оперативный и бухгалтерский учет. Планирование поставок, продаж и движения денежных средств. Импорт данных по отгрузкам от поставщиков. Аналитическая отчетность.

Общая информация

Решение «Управление торговлей металлопрокатом» разработано на базе программной платформы Турбо9 компании ДИЦ.В основу решения автоматизации торговли металлопрокатом была положена возможность ведения многомерного и многоуровневого аналитического учета программной платформы Турбо9 с использованием неограниченного количества аналитических параметров (справочников) ориентированных для решения основных задач управления и учета предприятий торговли металлопрокатом.

Решение «Управление торговлей металлопрокатом» может быть использовано для учета товара в разрезах сортамента, толщины, форм раскроя и прочих характеристик металлопроката. Функционал решения «Управление торговлей металлопрокатом» расширяется за счет добавление операционных документов, справочников и отчетов, необходимых для ведения оперативного и бухгалтерского учета учитывая всю специфику предприятия основным видом деятельности, которого является продажа металлопроката.

Решение «Управление торговли металлопрокатом» предоставляет всему персоналу предприятия, менеджерам, руководителям подразделений и сотрудникам, необходимый инструмент для решения задач учета и планирования бизнеса. В системе реализованы следующие возможности:

Аналитические справочники

Справочник «Товар»

Справочник «Товар»

Стандартный иерархический справочник «Товары», используемый в программе Турбо9 расширен для хранения необходимых характеристик металлопроката. В карточке указывается технические характеристики, информация о ГОСТ, технических условий (ТУ) и прочей документации, информация о сортаменте, толщина, плоскостность, кромка, форма раскроя, класс прочности.

Справочник «Условия оплаты»

Справочник «Условия оплаты»

Особое внимание в системе уделено справочникам «Условия оплаты», «Условия поставки», являющимся основой бизнес процессов закупки и продажи металлопроката.

В данном справочнике представлены всевозможные условия оплаты за товар. К примеру, от самых распространенных «100% оплаты через X дней после выставления счета», или «Х% до X числа месяца производства и отгрузки, Y% до Y числа месяца производства и отгрузки, Z% до Z числа месяца производства и отгрузки» и более сложных таких как «"Оплата за поставленный металлопрокат осуществляется в течение X календарных дней с даты отгрузки товара со станции N"».

Справочник «Среднее время в пути»

Справочник «Среднее время в пути»

Для контроля и отслеживания исполнения условий платы за металлопрокат в решении «Управление торговлей металлопрокатом» связанных с прибытием товара на ж/д станции реализован дополнительный справочник «Среднее время пути». В данном справочнике храниться предполагаемое среднее время в пути следования с указанием ж/д станций по России и пограничные ж/д станции. Использование данного справочника позволяет достаточно точно составлять платежный календарь и контролировать договорные обязательства.

Справочник «Инкотермс 2000»

Справочник «Инкотермс 2000»

Для контроля исполнения обязательств по поставке металлопроката в системе реализован справочник «Условия поставки» Инкотермс-2000. INCOTERMS 2000 - это международные правила, признанные правительственными органами, юридическими компаниями и коммерсантами по всему миру как толкование наиболее применимых в международной торговле терминов. Сфера действия Инкотермс 2000 распространяется на права и обязанности сторон по договору купли-продажи в части поставки товаров (условия поставки товаров).

Операционные документы

Документ «Спецификация поставщика»

Документ «Спецификация поставщика»

Совершению сделки у предприятия торговли металлопрокатом, предшествуют процессы согласования спецификаций отгрузки с поставщиком, являющихся неотъемлемой частью договора закупки. Зачастую спецификации отгрузки поставщиком металлопроката регламентируются квотами завода - производителя, являющимися основными ограничениями сделки оптовой торговли металлопрокатом при наличии покупательского спроса.

В решении «Управление торговлей металлопроката» реализовано оба варианта формирования спецификаций поставки/отгрузки:

  • Формирование «Спецификаций клиента» на основании согласованных «Спецификаций поставщика»
  • Формирование «Спецификаций поставщика» на основании согласованных «Спецификаций клиента»

Основным преимуществом программной платформы Турбо9 является использование бесконечного количества аналитических параметров в документах отражающих полную информацию о бизнес процессах, а также наличие генератора отчетов, доступного пользователю для получения необходимых отчетов в требуемых аналитических разрезах. Информацию о спецификациях поставщиков и покупателей, их статус (согласованная/действующая/черновик), об объеме поставки/отгрузки товара, по всем атрибутам продукции металлопроката (ГОСТ, марка, тех. характеристики, сортамент), динамику цен и т.д. можно получить пользователю самостоятельно пользователю в требуемом виде не прибегая к услугам программиста.

Документ «Спецификация покупателя»

Документ «Спецификация покупателя»

Документ разделен на три представления: в первом отражена сгруппированная информация по объему (тоннажу) товара, во втором расширенная информация (с выводом привязки аналитики к спецификации и ценам поставщика), в третьем представлении условия оплаты данной спецификации.

Служебный отчет «Отчет по спецификациям поставщика»

Служебный отчет «Отчет по спецификациям поставщика»

Документ создается пользователем на основании информации, полученной из «Спецификации поставщика», при помощи отчета, где пользователь имеет возможность корректировать список и объем продукции, либо выбором спецификации поставщика из картотеки (реестр документов).

Вкладка «Условия оплаты»

Вкладка «Условия оплаты»

Представление вкладки «Условия оплаты» отражает по выбранному шаблону типа оплаты из справочника «Условия оплаты» сроки, проценты или фиксированную сумму оплаты. Данные, введенные в данной вкладке спецификации необходимы формирования документа «Платежный календарь» отражающий договорные обязательства по оплате.

Печатная форма «Спецификация»

Печатная форма «Спецификация»

В представлениях «ПД Specification», «ПД Счет» отображаются формы первичных документов спецификаций в шаблоне применяемом предприятием. Также в системе реализовано формирование первичных документов на английском языке.

Печатная форма «Счет» («Инвойс»)

Печатная форма «Счет» («Инвойс»)

В системе «Управление торговлей металлопрокатом» имеются большинство унифицированных форм документов, а также пакет печатных форм расширяется внутренними документами, принятыми на предприятии заказчика, путем создания шаблонов.

Все печатные формы в системе «Управление торговлей металлопрокатом» экспортируются в форматы: Word, Excel, HTML, графические форматы с возможностью автоматической отправки по Е-mail и факсу адресату.

Документ «График поставок»

Документ «График поставок»

График поставок представляет собой документ, отражающий планируемые объемы поставок по декадам в разрезе сортамента металлопроката. График поставок составляется на основании данных отчета по действующим спецификациям поставщиков.

Автоматизированное составление графика поставок позволяет наилучшим образом спланировать объем поставок в разрезе спецификаций, и обеспечить полную информационную поддержку контроля поставок металлопроката и избежать нарушения договорных обязательств.

Документ «План продаж»

Документ «План продаж»

На создание плана продаж, как правило, менеджерами по торговле металлопрокатом тратится достаточно большое время для консолидации данных по спецификациям. В решении «Управление торговли металлопрокатом» реализован специальный операционный документ «План продаж», заполняемым с помощью отчета настроенного, средствами «генератора отчетов» программной платформы Турбо9. Данный отчет наиболее полно отражает информацию по объему продаж в ценах покупателя и ценах поставщика в разрезе покупателей и поставщиков.

Документ «Платежный календарь»

Документ «Платежный календарь»

Платежный календарь представляет собой отчет по оперативному планированию движения денежных средств. Основным источником данных для составления платежного календаря является информация по договорным условиям оплат введенных в спецификациях.

Наглядное представление планируемых ежедневных платежей в документе «Платежный календарь» в разрезе спецификаций поставщиков и покупателей позволяет осуществить правильное планирование движения и не допустить дефицита денежных средств.

Процедура экспорта данных об отгрузке вагонов от поставщиков из MS Excel

Экспорт данных об отгрузке

Как правило, достаточно трудоемким процессом, подверженному большому количеству ошибок ввода информации в ручном режиме, является ввод данных отгрузки вагонов от поставщика покупателю. Информация, об отгрузке поступающая в ежедневном режиме от поставщиков продукции из металлопроката вводится менеджерами путем ручного копирования.

Импорт данных производится с помощью специальной программной формы «Данные об отгрузке», позволяющей пакетное импортирование информацию о каждом вагоне и систему с осуществлением контроля по всем аналитическим параметрам.

Для избежания ошибок и уменьшение трудоемкости процесса по вводу данных об отгрузке в системе реализована программная процедура импорта данных из файла формата Excel схожая по структуре с информационными файлами крупнейших российских поставщиков- производителей продукции металлопроката.

Документ «Отгрузка металлопроката»

Документ «Отгрузка металлопроката»

В алгоритмы анализа заложены многочисленные проверки и контрольные функции позволяющей:

  • Определять несоответствие требуемой согласно спецификации поставщика и отраженной продукции
  • Контролтровать номер договора и спецификации
  • Конролировать и исключать повторный ввод информации в систему
  • Контролировать ранее ошибочно введенных данных об отгрузке
  • Сигнализировать цветовой подсветкой ошибочные параметры отгрузке
  • Предлагать пользователю разрешить конфликтные ситуации в системе
  • Контролировать общий объем поставки суммированием объема всех вагонов
  • Автоматически сформировать данные об отгрузке за любой период времени по всем поставщикам и покупателям

Картотека «Отгрузка металлопроката»

Информация о каждом вагоне металлопроката после импортирования храниться в картотеке позволяющей вручную скорректировать данные в случае ошибочной загрузки данных с помощью операционного документа.

Документ «Таможенный инвойс»

Документ «Таможенный инвойс»

В решении «Управление торговлей металлопрокатом» реализована возможность автоматического формирования таможенных инвойсов в утвержденной форме в операционном документе «Таможенный инвойс» с возможностью экспорта документов в формат Word или Excel.

Документ «Акт по браку»

Документ «Акт по браку»

В системе реализована возможность формирования документов акта по браку для корректировки сумм взаиморасчетов с покупателями и покупателями на основании данных отчета по отгруженной продукции металлопроката.

Документ «Журнал оплат»

Документ «Журнал оплат»

Для учета фактической оплаты покупателей и оплаты поставщикам в системе разработан документ «Журнал оплат». Документ разделен на два представления. В первом отражена детальная информация: привязка оплаты к спецификации, контрагенту, квитанции и вагону. Во втором сгруппированная информация: общая сумма оплаты по спецификации. Документ создается на основании данных по неоплаченным или частично оплаченным отгрузкам, с помощью отчета, где пользователь имеет возможность вручную корректировать сумму оплаты. Также пользователь имеет возможность заполнить документ «Журнала оплат» на основании информации по таможенным инвойсам, так же на основании соответствующего отчета.

Документ «Закрытие месяца»

Документ «Закрытие месяца»

В торговле металлопрокатом, всегда существуют естественные толерансы (отклонения) между запланированными объемами и фактически отгруженными за счет различных условий. В системе имеется возможность учитывать данные толерансы (отклонения), для закрытия тех позиции спецификаций, по которым отгрузка в следующем календарном месяце продолжаться не будет или перенесения остатков отгрузки на следующий месяц. Для удобства пользователей разработан отчет, при помощи которого осуществляется закрытие месяца.

Отчеты

В системе «Управление торговлей металлопрокатом» реализовано более 30 отчетов необходимых для анализа деятельности предприятия. В данном разделе представлены наиболее важные отчеты. Вместе с тем, в решении реализован пользовательский интерфейс для создания любых других отчетов в требуемой структуре. При внедрении решения «Управление торговлей металлопрокатом» предлагается обучение персонала Заказчика для самостоятельного формирования отчетов любой сложности без привлечения программистов.

Отчет «Общая таблица отгрузки»

Отчет «Общая таблица отгрузки»

Отчет «Общая таблица отгрузки» отражает планируемый и фактический объем, отгруженного металлопроката за выбранный период времени по покупателям в разрезе товарных позиций с выделением цветом отклонений и разбиением по месяцам (периодам планирования) спецификации.

Отчет «Операционные разрывы»

Отчет «Операционные разрывы»

Данный отчет отражает разрывы между запланированным количеством у поставщика, и покупателя в разрезе грузополучателя и грузоотправителя с ценами закупки и продажи по товарным позициям и сортаменту.

Отчет «План с ценами»

Отчет «План с ценами»

Данный отчет отражает запланированную маржу в разрезе грузополучателей и месяца спецификации. В отчет попадают данные из документов «Спецификация поставщика» и «Спецификация покупателя». В данном отчете имеется возможность интерактивного уточнения, по всем аналитическим признакам и показателям отчета.

Отчет «Факт с ценами»

Отчет «Факт с ценами»

Данный отчет отражает фактическую маржу в разрезе грузополучателя, поставщика, товара. Также отчет показывает цены закупки и цены, по которым была произведена отгрузка клиенту. Отчет строиться на основании данных отгрузки (документ «Отгрузка металлопроката»).

Отчет «График динамики изменения задолженности»

Отчет «График динамики изменения задолженности»

Графический отчет отражает динамику изменения задолженности покупателя по времени. Генератор отчетов программной платформы Турбо9 позволяет пользователю формировать графические отчеты в виде диаграмм и графиков любой сложности.

Отчет «Задолженность»

Отчет «Задолженность»

Отчет «Задолженность» отражает задолженность покупателей по планируемым периодам, спецификациям с учетом планируемого и фактического объема отгрузки и оплаты.

Наши решения