Управление торговлей одежды

Высокая скорость приема и обслуживания заказов. Расширяемые параметры учета: модель, цвет, размер, состав ткани, коллекция, сезонность, бренд и др. Отслеживание статусов заказов.

Общая информация

В основу решения «Управление предприятием торговли одеждой» была положена возможность ведения многомерного и многоуровневого аналитического учета с использованием неограниченного количества аналитических параметров (справочников), реализующих решение основных задач управления и учета предприятий розничной и оптовой торговли одеждой. Решение может быть использовано для учета товара в разрезах цветов, размеров, состава ткани и др. атрибутов товара. Сфера применения данного программного продукта - автоматизация торговли одеждой (обувью). «Управление предприятием торговли одеждой» полностью учитывает операционную и аналитическую специфику торговли одеждой и предоставляет всему персоналу предприятия, от рядовых сотрудников до руководителей подразделений и топ-менеджеров, необходимый инструмент для решения задач учета и планирования бизнеса.

Пользователи системы и их процессы

В системе реализованы функции для следующих подразделений предприятия торговли одеждой: Отдел продаж, Отдел закупок, Бухгалтерия, Склад, Отдел логистики.

Отдел продаж

  • Прием заказов от клиента в шоу-руме (на складе) с использованием терминалов сбора данных, по телефону, через Интернет
  • Быстрое оформление документов на оплату в требуемой форме: сгруппированные по производителям, брендам, типам одежды, развернутые по размерной сетке, цветовой палитре и составу ткани с возможностью автоматической передачи их клиентам по E-mail или факсу
  • Контроль за исполнением заказа клиента с помощью аналитических отчетов: задолженности клиентов, сроки отгрузки со склада, расхождения заказа и отгрузки
  • Различные варианты автоматического резервирование и распределения товара
  • Быстрый способ изменения цен товара с возможностью хранения истории изменения и срока действия цены
  • Получение различного вида прайс-листов самостоятельно с использованием генератора отчетов
  • Удобный программный интерфейс для оформления заказов от клиента
  • Возможность организации индивидуальной работы с клиентами, контроль истории закупок, скидок
  • Возможность подключения ККМ

Отдел закупок

  • Автоматическая загрузка в программу закупочных цен на основании данных поставщиков с возможностью установления продажной наценки
  • Оперативное формирование заказов поставщикам на основании заказов от клиентов и закупки под складские запасы с возможностью размещения заказов поставщикам по E-mail, факсу
  • Возможность работы с импортными товарами: автоматизированная обработка инвойсов с учетом партий поступления товаров, учет ГТД и работа с таможней
  • Учет сертификатов
  • Контроль закупок, сверка складских запасов

Бухгалтерия

  • Учет взаиморасчетов с поставщиками и покупателями посредством привязки банковских выписок (клиент-банк), приходных и расходных кассовых ордеров к заказам клиентов и поставщикам и автоматизированная их обработка
  • Различные способы организации взаимодействия с системой оперативного учета (единая БД с Бухгалтерской подсистемой, пакетный обмен данными между подсистемами)
  • Бухгалтерская и налоговая отчетность. Поддержка изменений в законодательстве
  • Формирование приходных и расходных накладных согласно российскому законодательству
  • Учет заработной платы, основных средств и нематериальных активов
  • Выгрузка в программы в формате сдачи электронной отчетности
  • Перераспределение денежных средств между брендами и сезонами
  • Учет бракованных товаров
  • Ведения учета нескольких юридических лиц в единой базе данных, с возможностью получения консолидированной бухгалтерской и управленческой отчетностью

Отдел логистики

  • Учет работы с транспортными компаниями
  • Печать схемы проезда для водителей
  • Возможность автоматического формирования маршрутных листов по собранным и оплаченным заказам от клиентов

Склад

  • Учет поступления товара на склад с возможностью использования терминала сбора данных
  • Оперативное получение информации для сбора заказов клиентов на основе заказов, оформленных менеджерами в шоу-руме (офисе)
  • Печать этикеток со штрихкодами для продажи
  • Возможность учета бракованного товара: формирование скидок на брак, замена брака, возврат брака
  • Учет пересортицы товаров
  • Инвентаризация на складе (с использованием терминала сбора данных)
  • Учет товаров по местам хранения
  • Возможность организации учета адресного (ячеечного) склада для быстрого поиска товара

Справочник «Товар»

Справочник «Товар»

Справочник построен по принципу создания отдельной группы для сезона продаж и отдельной подгруппы, входящей в состав сезона, для каждого бренда. В каждой группе бренда хранится список товаров. В карточке указывается произвольный размерный ряд в кодировки производителя (XS, S, M, L, XL, XXL, XXL и др.), закупочная и продажная цены. В справочнике присутствует возможность хранения цены в зависимости от цвета или состава ткани (возможны комбинации). Также в справочнике указываются произвольные количество цветов, в которых продается товар, состав ткани верха и состав подкладки. В справочнике храниться штрих-код поставщика. Информация, полученная по штрих кодам поставщиков, используется кладовщиками при пересчете товаров на складе с использованием терминал-сканеров. В справочнике имеется возможность указать тару, в которой продается товар (в виде коробок, упаковок, сетов и т.д.) с последующим пересчетом стоимостных и количественных показателей к единице товара. Для этого в карточке указывается состав коробки: список артикулов с размерами и цветами. На основе указанной информации возможно распечатать этикетку изделия. При этом программа для каждого сочетания цвета и размера имеет возможность вывести на печать отдельную этикетку. Поддержка работы с фотографиями товара с хранением фотографий в базе данных системы.

Справочник «Сезоны»

Справочник «Сезоны»

Интерфейс справочника посредством настройки дает возможность пользователю создания для каждого сезона продаж карточки, которая хранит перечень брендов, планируемых к продаже в данном сезоне. К каждому бренду имеется возможность определить рост-размерную сетку в принятой кодировке производителя, а также базовые скидки и наценки поставщика.

Заказ покупателя

Заказ покупателя

В зависимости от специфики предприятия в заказе покупателя могут указываться документы по одному сезону или из нескольких сезонов одновременно. В первом случае в документе «Заказ покупателя» для каждого бренда отображается отдельная закладка. Для каждого размера выводится отдельная колонка.

Групповой подбор товара

Групповой подбор товара

Оригинальные матричные формы группового подбора товара, позволяющие пользователю быстро, удобно и наглядно подобрать номенклатуру в накладные в случае формирования ручном режиме в отличие от режима использования терминала сбора данных, в котором документ заказа формируется автоматически при синхронизации системой, с возможностью последующей дозагрузки в имеющийся в базе данных заказ дополнительных товарных позиций. В случае формирования заказа клиента на будущий сезон, удобно использовать режим «Группового подбора». В этом режиме для каждого товара показывается информация по размерам и цветам и продажным ценам. Настраиваемый интерфейс ввода.

Документ "Инвойс"

Документ «Инвойс»

На основе информации поставщика об отправленной партии товаров в системе у пользователя есть возможность создать документ «Инвойс» ("Товары в пути"). В «Инвойсе» указывается список артикулов/коробок в партии поставке. Указанная информация используется кладовщиками при пересчете поступивших товаров на склад, как планируемый объем прихода товара каждой партии. Каждый «Инвойс» относится к партии поставки. На основании введенного «Инвойса» клиенту Вы можете сформировать счет на оплату партии товаров, находящуюся в пути.

Информирование клиента

Информирование клиента

Информация по количеству коробок, дате отправления и транспортной компании отправляется менеджером клиенту письмом по электронной почте. Для этого разработан отчет «Информирование клиентов об отгрузке», с помощью которого менеджер может автоматически выполнить все вышеописанные действия. Если клиенту требуются этикетки на получаемые товары, то кладовщик может распечатать этикетку на каждый отгружаемый артикул. Для этого в отгрузочной накладной есть раздел «Печать наклеек», в котором кладовщику достаточно нажать кнопку «Печать».

Маршрутные листы

Маршрутные листы

Система позволяет формировать маршрутные листы. В маршрутном листе указывается водитель и список транспортных компаний, в которые водитель должен доставить груз. Маршрутные листы формирует сотрудник подразделения логистики на основе отгрузочных накладных собранных на складе. В системе существует справочник водителей и справочник транспортных компаний. Для каждой транспортной компании в системе можно сохранить картинку с картой проезда. При необходимости схему проезда можно распечатать непосредственно из маршрутного листа и отдать водителю.

Учет брака

Учет брака

Для бракованной продукции, отгруженной покупателям, а также недостачи или излишков в системе создаются документы «Акт брака». В акте указывается артикул и причина возврата: брак, излишек, недостача. На основе указанной информации в системе автоматически формируются документы. Для брака создаются возвратные накладные, по недостаче корректируются отгрузочные накладные или формируется сторнировочная накладная на отгрузку. В случае излишка клиент может оставить его себе, тогда в системе формируется новая отгрузочная накладная или клиент возвращает излишек, в э том случае формируется возвратная накладная. В программе возможен учет на складе бракованных артикулов. Для этого настроен отчет «Остаток бракованных артикулов». При продаже на бракованные артикулы можно указать скидку.

Взаиморасчеты и договоры

В программе реализован учет договоров при работе с клиентами. Помимо договоров в системе учитываются и дополнительные соглашения по договорам. Для ввода информации по договору используется карточка Договор, в которой указывается вся необходимая информация, в том числе и тип договора. Типы договоров предназначены для хранения различных форм договоров в программе. Список типов договоров пользователь настраивает самостоятельно. Печать договора осуществляется из программы MS Word, в которую автоматически выгружается текст договора с заполненными реквизитами. Для каждого договора в системе хранится дата отправки договора клиенту, дата получения по Е-mail или факсу копии подписанного договора и дату получения подписанного оригинала. В системе настроены отчеты, отражающие состояние договоров.

Для сверки взаиморасчетов с клиентами в программе используются Акт сверок. В актах за указанный период отражаются движения товарно-материальных ресурсов с остатками на конец отчетного периода. В актах предусмотрена возможность делать одновременно сверку по нескольким контрагентам. Это удобно в случаях, если оплачивает товар один контрагент, а товары отгружаются другим контрагентам. Например, контрагент изменил юридическое название в течение отчетного периода или оплачивает центральный офис, а товар отгружается региональным представительствам. Сформированные акты можно отправить клиенту по электронной почте.

Помимо возможности ведения различных типов договоров программа обеспечивает учет работы по гарантийным письмам, в целях чего в системе реализован документ «Гарантийное письмо», в котором указывается покупатель, сумма и период оплаты. Информация по гарантийным письмам выводится в отчетах по оплатам, чтобы отслеживать выполнения обязательств по гарантийным письмам.

Первичные документы

На основании любого операционного документа можно сформировать пакет первичных/печатных форм документов. Список формируемых первичных документов настраивается под каждую операцию. В программе реализован механизм заполнения для более чем 20 унифицированных первичных документов. При формировании первичных документов возможна группировка содержимого документа по цветам и размерам и др. атрибутам товара.

Приходная накладная

Для оприходования товаров на склад производится создание приходной накладной. Приходная накладная создается сотрудником офиса на основании информации, полученной из «Инвойса». В случае расхождения планируемых данных из документа «Инвойс» программа отображает различия между данными по планируемому количеству товара и фактическому поступлению на склад. Сотрудник офиса имеет возможность автоматически сформировать сразу несколько приходных накладных. Для этого в карточке партии он отмечает список необработанных инвойсов и нажимает кнопку «Сформировать накладную».

Расходная накладная

Отгрузочная накладная формируется сотрудником офиса на основании документа «Заказ покупателя», с учетом процента оплаты и остатков на складе. Если по одному заказу осуществляется несколько отгрузок, то при формировании новой отгрузки программа отслеживает ранее отгруженные товары. На основе сформированной отгрузочной накладной кладовщик собирает товары и упаковывает по коробкам, после чего вносит количество собранных коробок в отгрузочную накладную. В карточке клиента менеджер можно указать специфическую информацию по отгрузкам клиенту.

Эксклюзивные права торговли

Система позволяет отслеживать количество контрагентов, торгующих в одном городе. Данный учет необходим, если необходимо ограничить количество представителей в городе или обеспечить эксклюзивные права на продажу. В карточке каждого контрагента указывается город и регион продажи. Отчеты по продажам можно указать регион или город, для просмотра количества представителей.

Загрузка прайс-листов

Предприятиям, торгующим большим ассортиментом товаров будет полезна возможность автоматической загрузки информации по артикулам. Для этого в программе разработан специальный документ «Загрузка Прайс-листов». Пользователь копирует данные по артикулам в документ «Загрузка Прайс-листов» и нажимает кнопку «Загрузить», после чего в программе создаются новые записи в справочнике «Товары». Таким образом, пользователю не требуется вручную указывать информацию по каждому артикулу вручную, что существенно ускоряет процесс ввода новых данных. Для контроля правильности загрузки закупочных и продажных цен в программе разработан отчет «Цены артикулов», с помощью которого можно оперативно контролировать правильность информации в программе.

С помощью документа «Загрузка Прайс-листов» в карточке товара можно заполнить следующие поля:

  • Артикул
  • Наименование
  • Сезон
  • Бренд
  • Список размеров
  • Список цветов
  • Закупочные и продажные цены
  • Состав изделия
  • Штрих коды

Интерфейс программы и отчеты

Интерфейс программы

Настраиваемый интерфейс, разработанный в виде иерархического дерева объектов, позволяет оперативно без навыков программирования перестраивать внешний вид и доступ к отчетам программы, бизнес процессам (документам), справочникам, процедурам (обработкам), назначать различного рода иконки. Также возможна перенастройка интерфейса в виде раскрывающегося верхнего меню или кнопочной панели.

Используемая программная платформа обладает встроенным генератором отчетов, с помощью которого можно самостоятельно настраивать отчеты по всем требуемым аналитическим параметрам, абсолютным и относительным стоимостным и количественным показателям. Настройка отчетов основывается на методах, не требующих знания программирования, достаточно знать основы программы, чтобы самостоятельно настраивать отчеты. В решении «Управление предприятием торговли одеждой» настроены более 30 отчетов, которые охватывают все области учета. Специализированные отчеты разбиты по типам процессов:

Отчеты по заказам

  • Заказы покупателей
  • Заказы по брендам
  • Отчет по поставщикам
  • Общая информация по заказам

Отчеты по оплатам

  • Оплата по счетам - выводит сумму счета и сумму и поступившей оплаты по счету. Дополнительно выводятся дата гарантийного письма и дата отгрузки.
  • Журнал оплат - список платежей за период. Используется менеджером для контроля поступлений платежей.

Отчеты по отгрузкам

  • Статус отгрузки - используется менеджером и логистом для контроля сроков сборки и отгрузки товаров покупателям.
  • Маршрутный лист - выводит список маршрутных листов с указанием количества коробок, транспортных компаний и т.д. Используется менеджером и логистом для информирования клиентов об отгрузке товаров.

Отчеты по остаткам

  • Остатки товаров - показывает остаток товаров и коробок в любом объекте предприятия.

Наши решения